Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry:n tietosuojaselosteet
Sivuston evästeiden käyttö
Käytämme evästeitä parantamaan kokemustasi selatessasi sivustoamme. Eväste on verkkosivujen käytön sujuvuuteen ja statistiikkaan liittyvä tiedosto, jonka sivusto tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeillä mahdollistetaan verkkosivujen toiminta ja kerätään sivuston käyttäjistä tilastotietoa, jota käytetään ensisijaisesti sivuston käytön analysointiin ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Kaikki kerätty evästetieto on anonyymiä eikä sitä voida yhdistää yksittäisiin käyttäjiin.
Välttämättömät evästeet
Välttämättömät evästeet tekevät sivustosta käyttökelpoisen ja käyttäjäystävällisen sallimalla sivuston perustoimintoja (esim. sivulla siirtymisen tai sivuston lomakkeiden käytön). Välttämättömiksi luokitellut evästeet tallennetaan selaimeesi, koska ne ovat tarpeellisia verkkosivuston toimintaa varten.
Ei-välttämättömät evästeet
Evästeet, jotka eivät ole välttämättömiä verkkosivuston toiminnalle ja joita käytetään tietojen keräämiseen analytiikan, mainosten tai muun upotetun sisällön kautta, kutsutaan ei-välttämättömiksi evästeiksi. Käyttäjän suostumus vaaditaan näitä evästeitä varten.
Ei-välttämättömien evästeiden avulla pyrimme analysoimaan ja ymmärtämään sivustomme käyttäjiä paremmin. Anonyymien evästetietojen avulla pystymme kohdentamaan kiinnostavaa sisältöä paremmin siitä kiinnostuneille. Ei-välttämättömiä evästeitä käytämme ainoastaan suostumuksellasi.
Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä, jotka auttavat meitä analysoimaan ja ymmärtämään, miten käytät sivustoamme. Nämä evästeet tallennetaan selaimeesi vain suostumuksellasi. Sinulla on mahdollisuus varmistaa, ettei tällaisia evästeitä aseteta kieltämällä kolmannen osapuolen evästeet selainasetuksistasi.
Jäsenistön tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kuvataan, miten käsittelemme jäsenistöömme kuuluvien henkilöiden sekä tällaisten tahojen edustajien henkilötietoja.
1. Rekisterinpitäjä
Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Pihatörmä 1 A, 3. krs., 02240 Espoo
Puh. +358 50 374 7449
info@findhc.fi
www.findhc.fi
2. Yhteyshenkilöt
Katja Kurki-Suonio, toiminnanjohtaja, Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Puh. +358 50 374 7449
katja.kurki-suonio@findhc.fi
www.findhc.fi
3. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään laskutuksen, jäsenviestinnän ja -kyselyiden, johtajaviestinnän, palveluiden kehittämisen ja muiden jäsenyyden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden suorittamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, sekä jäsenmaksujen ja muiden yhdistystoiminnan ja kirjanpidon kannalta pakollisten tietojen osalta lakisääteisen velvollisuuden perusteella. Suostumus on annettu jäsenhakemuksen yhteydessä.
Johtajaviestinnän osalta henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Mikäli rekisterin henkilötietoja ei olisi käytettävissä, yhdistyksellä ei olisi mahdollisuutta toteuttaa jäsenyyden perustamiseen, hoitamiseen ja päättämiseen liittyviä tehtäviään, eikä yhdistykseen siten olisi mahdollista kuulua.
4. Tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat yhdistyksen jäsenenä olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt ja johtajat.
Rekisterinpitäjä voi käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) Rekisterinpitäjän jäsenenä olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten jäsenorganisaation nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja liikevaihtotiedot sekä jäsenorganisaation yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
b) Johtajaviestintään liittyen jäsenorganisaation johtajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä henkilön asema ja rooli yrityksessä.
c) Jäsenyyssuhteeseen liittyvät tiedot, kuten jäsenmaksuihin liittyvät kirjapitoa varten tarvittavat tiedot, tiedot tapaamisista sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja jäsenpalveluun liittyvät tiedot.
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti ao. jäsenyrityksiltä, rekisteröidyiltä itseltään tai johtajaviestinnän osalta julkisista tietokannoista.
5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei luovuteta muuta kuin lakisääteisten toimintojen toteuttamiseen. Yhdistys voi tarvittaessa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn. Näiden käsittelijöiden kanssa laaditaan erikseen kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin.
6. Tietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti vain jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään ainoastaan siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten toimintojen toteuttamiseksi, erityisesti kirjanpitosyistä. Kirjapidon osalta lakisääteinen säilytysaika on pääsääntöisesti 6 vuotta, mutta joidenkin tietojen osalta 10 vuotta.
7. Tietojen suojauksen periaatteet
Tekninen suojaus
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy järjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksien kautta vain sellaisille tahoille, joiden on työtehtäviensä vuoksi käsiteltävä tällaisia tietoja. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso arvioidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Organisatorinen suojaus
Ainoastaan henkilöt, joilla on työnkuvan puolesta tarve käsitellä henkilötietoja, on pääsy henkilötietoihin. Työntekijöitä koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Käsittelijöiden kanssa on solmittu käsittelysopimukset.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei ja mitä tietoja hänestä käsitellään.
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista tietonsa, mikäli ne ovat virheellisiä tai vanhentuneita.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on joissain tilanteissa oikeus pyytää tietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, joissain tilanteissa vastustaa käsittelyä ja oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Mikäli henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta taikka yhdistyksen toiminnasta herää kysymyksiä tai haluat rekisteröitynä käyttää oikeuksiasi, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä tämän tietosuojaselosteen 1 tai 2 kohdassa annettuun tahoon esimerkiksi lähettämällä meille sähköpostia.
Jäsen- ja uutiskirjeen tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin sitä, miten käsittelemme jäsenkirjeen, uutiskirjeen ja johtajaviestinnän lähettämiseksi tarvittavia tietoja.
1. Rekisterinpitäjä
Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Pihatörmä 1 A, 3. krs., 02240 Espoo
Puh. +358 50 374 7449
info@findhc.fi
www.findhc.fi
2. Yhteyshenkilöt
Katja Kurki-Suonio, toiminnanjohtaja, Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Puh. +358 50 374 7449
katja.kurki-suonio@findhc.fi
www.findhc.fi
3. Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on viestien lähettäminen Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry:n jäsen- ja uutiskirjeen tilanneille henkilöille.
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen ja rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Suostumus on annettu jäsen- tai uutiskirjetilauksen yhteydessä.
Rekisterin henkilötietoja käytetään jäsen- ja uutiskirjeen lähettämiseen, tapahtumien ja kampanjoiden viestintään sekä muuhun yhdistyksen asioista tiedottamiseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi johtajaviestintä jäsenorganisaatioiden johtajille.
4. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Rekisteröidyt antavat itse omat henkilötietonsa syöttämällä tiedot jäsen-/uutiskirjeen tilauslomakkeelle tai toimittamalla tiedot sähköpostitse rekisterin pitäjälle.
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat yhdistyksen jäsen- ja uutiskirjeen tilanneet henkilöt.
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:
Organisaatio
Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Rekisteröidyn asema organisaatiossa
5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto kolmansiin maihin
Yhdistys voi tarvittaessa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn. Näiden käsittelijöiden kanssa laaditaan erikseen kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin.
6. Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään niin kauan, kuin rekisteröity tilaa jäsen- tai uutiskirjettä. Toimimattomat sähköpostiosoitteet poistetaan säännöllisesti järjestelmistämme.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tekninen suojaus
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy järjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksien kautta vain sellaisille tahoille, joiden on työtehtäviensä vuoksi käsiteltävä tällaisia tietoja. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Tiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso arvioidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Organisatorinen suojaus
Ainoastaan henkilöt, joilla on työnkuvan puolesta tarve käsitellä henkilötietoja, on pääsy henkilötietoihin. Työntekijöitä koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Käsittelijöiden kanssa on solmittu käsittelysopimukset.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei ja mitä tietoja hänestä käsitellään.
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista tietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa esimerkiksi jäsen- tai uutiskirjeen vastaanottamisen osalta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää yhteystietojensa käsitteleminen johtajaviestintää varten.
Rekisteröidyllä on lisäksi joissain lakisääteisissä tapauksissa oikeus pyytää tietojensa poistamista, oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo että hänen henkilötietojaan ei olla käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.
Mikäli henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta herää kysymyksiä tai haluat rekisteröitynä käyttää oikeuksiasi, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä tämän tietosuojaselosteen 1 tai 2 kohdassa annettuun tahoon esimerkiksi lähettämällä meille sähköpostia.
FinDHC:n järjestämien tapahtumien tietosuojaseloste
FinDHC:n suurin verkostoitumistapahtuma, Kaukolämpö-tapahtuma järjestetään joka toinen vuosi. Lisäksi järjestämme vuosittain yksittäisiä pienempiä kaukoenergia-alan verkostoitumistapahtumia, koulutuksia, webinaareja ja jäsentapaamisia resurssiemme puitteissa ja yhteistyössä muiden alan toimijoiden sekä jäsentemme kanssa. Osa tapahtumista on tarkoitettu vain jäsenillemme ja ne voidaan toteuttaa ilman erillismaksua, osa on maksullisia ja suunnattu laajemmin alan toimijoille. Tilaisuuksiin voidaan myydä myös kumppanipaikkoja näytteilleasettajille.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käsittelemme järjestämiimme tapahtumiin osallistuvien sekä näytteilleasettajien henkilötietoja tapahtumiemme yhteydessä. Tässä selosteessa käytämme kummastakin termiä ”osallistuja”, ellei kohdassa nimenomaisesti ole mainittu toisin.
1. Rekisterinpitäjä
Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Pihatörmä 1 A, 3. krs, 02240 Espoo
Puh. +358 50 374 7449
info@findhc.fi
www.findhc.fi
Y-tunnus: 2802908-3
2. Yhteyshenkilö
Katja Kurki-Suonio, toiminnanjohtaja, Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Puh. +358 50 374 7449
katja.kurki-suonio@findhc.fi
www.findhc.fi
3. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään liittyen tapahtumaviestintään ja -markkinointiin sekä tapahtumien laskutukseen ja osallistumiseen.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti suostumuksen perusteella. Suostumus on annettu tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä tai vapaamuotoisesti esimerkiksi sidosryhmätilaisuudessa tutustuttaessa. Voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi olemalla yhteydessä meihin vapaamuotoisesti. Yhteystietomme löytyvät kohdasta 2.
Käsittelemme lisäksi osaa tiedoista, esimerkiksi laskutukseen liittyviä tietoja, lakisääteisen syyn perusteella.
Rekisterin henkilötietoja käytetään ainoastaan FinDHC:n järjestämien tapahtumien viestintään, markkinointiin, järjestämiseen ja laskutukseen.
Tietojesi antaminen on pakollista, mikäli haluat osallistua tapahtumaan tai ilmoittautua näytteilleasettajaksi. Mikäli näitä henkilötietoja ei olisi käytettävissä, meidän ei olisi mahdollista toteuttaa tapahtumiemme järjestämiseen liittyviä tehtäviä tai ilmoittautuneiden laskutusta. Markkinointia varten tietojen käsittely ei ole pakollista ja voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
4. Tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöt, joiden tietoja voimme käsitellä, ovat tilaisuuksiimme kutsutun, osallistuvan tai osallistuneen jäsenen tai työnantajayhteisön yhteyshenkilöt.
Voimme käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä käyttötarkoituksensa kannalta tarpeellisia tietoja:
- a) Rekisterinpitäjän tilaisuuteen osallistuvan tai aiemmin osallistuneen henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, sekä työnantajayhteisön perustiedot, kuten organisaation nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
- b) Ilmoittautumiseen liittyvät tiedot, kuten osallistumismaksuihin liittyvät kirjapitoa varten tarvittavat tiedot sekä osapuolten välinen yhteydenpito ja kumppanipaikkoihin liittyvät tiedot.
Kaikki käsiteltävät henkilötiedot on saatu joko yrityksiltä nimenomaisesti tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä (esimerkiksi sähköpostiosoite verkkosivuilta) taikka rekisteröidyiltä itseltään.
- c) Muut kulloistakin tapahtumaa varten tarpeelliset tiedot.
5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto kolmansiin maihin
Yhdistys voi tarvittaessa käyttää yhteistyötahoja tai alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn. Näiden käsittelijöiden kanssa laaditaan erikseen kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä kolmansiin maihin. Joissain tapauksissa palveluntarjoajamme saattavat kuitenkin käyttää oman toimintansa mahdollistamiseksi kolmansiin maihin sijoittautuneita palveluntarjoajia, jolloin tietoja voi siirtyä myös EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle. Kansainvälisistä tiedonsiirroista on sovittu palveluntarjoajien kanssa erikseen. Tavallisimmat tietojensiirtomekanismit ovat siirto vastaavuuspäätöksen nojalla sekä komission vakiolausekkeet.
6. Tietojen säilytysajat
Yksittäisen tapahtuman jälkeen laskutukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten toimintojen toteuttamiseksi, erityisesti kirjanpitosyistä. Kirjapidon osalta lakisääteinen säilytysaika on pääsääntöisesti 6 vuotta, mutta joidenkin tietojen osalta 10 vuotta.
Tapahtumaviestintään ja markkinointiin liittyviä yhteystietoja säilytetään kolmen vastaavan tapahtuman markkinointijakson ajan ellei osallistuja peruuta suostumustaan vastaanottaa tapahtumaviestejämme. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos ilmoittaudut Kaukolämpö-tapahtumaamme, markkinoimme sinulle vielä kahta seuraavaa tapahtumaa. Jos et osoita kiinnostustasi näiden kahden tapahtuman markkinoinnin aikana, poistamme sinut tältä tapahtumalistaltamme.
Voit lisäksi milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin ja markkinoinnilliset viestit. Toimimattomat sähköpostiosoitteet ja niihin liittyvät henkilötiedot poistetaan säännöllisesti järjestelmistämme.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tekninen suojaus
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy järjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksien kautta vain sellaisille tahoille, joiden on työtehtäviensä vuoksi käsiteltävä tällaisia tietoja. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Tiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso arvioidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Organisatorinen suojaus
Ainoastaan henkilöt, joilla on työnkuvan puolesta tarve käsitellä henkilötietoja, on pääsy henkilötietoihin. Työntekijöitä koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Käsittelijöiden kanssa on solmittu käsittelysopimukset.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei ja mitä tietoja hänestä käsitellään.
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista tietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on lisäksi joissain lakisääteisissä tapauksissa oikeus pyytää tietojensa poistamista, oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo että hänen henkilötietojaan ei olla käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).
Mikäli tapahtumista, henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta herää kysymyksiä tai haluat rekisteröitynä käyttää oikeuksiasi, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä tämän tietosuojaselosteen 1 tai 2 kohdassa annettuun tahoon esimerkiksi lähettämällä meille sähköpostia. Vastaamme viestiisi kuukauden kuluessa. Voimme tarvittaessa ilmoittaa, että tarvitsemme lisäaikaa pyyntösi suorittamiseen tai pyytää sinulta lisätietoja.