Tietosuojaseloste

Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry:n tietosuojaselosteet

Sivuston evästeiden käyttö

Käytämme evästeitä parantamaan kokemustasi selatessasi sivustoamme. Eväste on verkkosivujen käytön sujuvuuteen ja statistiikkaan liittyvä tiedosto, jonka sivusto tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeillä mahdollistetaan verkkosivujen toiminta ja kerätään sivuston käyttäjistä tilastotietoa, jota käytetään ensisijaisesti sivuston käytön analysointiin ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Kaikki kerätty evästetieto on anonyymiä eikä sitä voida yhdistää yksittäisiin käyttäjiin.

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet tekevät sivustosta käyttökelpoisen ja käyttäjäystävällisen sallimalla sivuston perustoimintoja (esim. sivulla siirtymisen tai sivuston lomakkeiden käytön). Välttämättömiksi luokitellut evästeet tallennetaan selaimeesi, koska ne ovat tarpeellisia verkkosivuston toimintaa varten.

Ei-välttämättömät evästeet

Evästeet, jotka eivät ole välttämättömiä verkkosivuston toiminnalle ja joita käytetään tietojen keräämiseen analytiikan, mainosten tai muun upotetun sisällön kautta, kutsutaan ei-välttämättömiksi evästeiksi. Käyttäjän suostumus vaaditaan näitä evästeitä varten.
Ei-välttämättömien evästeiden avulla pyrimme analysoimaan ja ymmärtämään sivustomme käyttäjiä paremmin. Anonyymien evästetietojen avulla pystymme kohdentamaan kiinnostavaa sisältöä paremmin siitä kiinnostuneille. Ei-välttämättömiä evästeitä käytämme ainoastaan suostumuksellasi.
Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä, jotka auttavat meitä analysoimaan ja ymmärtämään, miten käytät sivustoamme. Nämä evästeet tallennetaan selaimeesi vain suostumuksellasi. Sinulla on mahdollisuus varmistaa, ettei tällaisia evästeitä aseteta kieltämällä kolmannen osapuolen evästeet selainasetuksistasi.

»» Lataa PDF

Jäsenistön tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan, miten käsittelemme jäsenistöömme kuuluvien henkilöiden sekä tällaisten tahojen edustajien henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Pihatörmä 1 A, 3. krs., 02240 Espoo
Puh. +358 50 374 7449
info@findhc.fi
www.findhc.fi

2. Yhteyshenkilöt

Katja Kurki-Suonio, toiminnanjohtaja, Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Puh. +358 50 374 7449
katja.kurki-suonio@findhc.fi
www.findhc.fi

3. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään laskutuksen, jäsenviestinnän ja -kyselyiden, palveluiden kehittämisen ja muiden jäsenyyden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden suorittamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen sekä jäsenmaksujen ja muiden yhdistystoiminnan ja kirjanpidon kannalta pakollisten tietojen osalta lakisääteisen velvollisuuden perusteella. Suostumus on annettu jäsenhakemuksen yhdeydessä.
Mikäli rekisterin henkilötietoja ei olisi käytettävissä, yhdistyksellä ei olisi mahdollisuutta toteuttaa jäsenyyden perustamiseen, hoitamiseen ja päättämiseen liittyviä tehtäviään, eikä yhdistykseen siten olisi mahdollista kuulua.

4. Tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat yhdistyksen jäsenenä olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) Rekisterinpitäjän jäsenenä olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten jäsenorganisaation nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja liikevaihtotiedot sekä jäsenorganisaation yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
b) Jäsenyyssuhteeseen liittyvät tiedot, kuten jäsenmaksuihin liittyvät kirjapitoa varten tarvittavat tiedot, tiedot tapaamisista sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja jäsenpalveluun liittyvät tiedot. Rekisterin kaikki henkilötiedot on saatu ao. jäsenyrityksiltä sekä rekisteröidyiltä itseltään.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei luovuteta muuta kuin lakisääteisten toimintojen toteuttamiseen. Yhdistys voi tarvittaessa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn. Näiden käsittelijöiden kanssa laaditaan erikseen kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

6. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti vain jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään ainoastaan siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten toimintojen toteuttamiseksi, erityisesti kirjanpitosyistä. Kirjapidon osalta lakisääteinen säilytysaika on pääsääntöisesti 6 vuotta, mutta joidenkin tietojen osalta 10 vuotta.

7. Tietojen suojauksen periaatteet

Tekninen suojaus

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy järjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksien kautta vain sellaisille tahoille, joiden on työtehtäviensä vuoksi käsiteltävä tällaisia tietoja. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso arvioidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Organisatorinen suojaus

Ainoastaan henkilöt, joilla on työnkuvan puolesta tarve käsitellä henkilötietoja, on pääsy henkilötietoihin. Työntekijöitä koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Käsittelijöiden kanssa on solmittu käsittelysopimukset.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei ja mitä tietoja hänestä käsitellään.
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista tietonsa, mikäli ne ovat virheellisiä tai vanhentuneita.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on joissain tilanteissa oikeus pyytää tietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, joissain tilanteissa vastustaa käsittelyä ja oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Mikäli henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta taikka yhdistyksen toiminnasta herää kysymyksiä tai haluat rekisteröitynä käyttää oikeuksiasi, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä tämän tietosuojaselosteen 1 tai 2 kohdassa annettuun tahoon esimerkiksi lähettämällä meille sähköpostia.

»» Lataa PDF

Jäsen- ja uutiskirjeen tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin sitä, miten käsittelemme jäsenkirjeen ja uutiskirjeen lähettämiseksi tarvittavia tietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Pihatörmä 1 A, 3. krs., 02240 Espoo
Puh. +358 50 374 7449
info@findhc.fi
www.findhc.fi

2. Yhteyshenkilöt

Katja Kurki-Suonio, toiminnanjohtaja, Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry
Puh. +358 50 374 7449
katja.kurki-suonio@findhc.fi
www.findhc.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on viestien lähettäminen Palveleva Kaukolämpö FinDHC ry:n jäsen- ja uutiskirjeen tilanneille henkilöille.
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella. Suostumus on annettu jäsen- tai uutiskirjetilauksen yhdeydessä.
Rekisterin henkilötietoja käytetään jäsen- ja uutiskirjeen lähettämiseen, tapahtumien ja kampanjoiden viestintään sekä muuhun yhdistyksen asioista tiedottamiseen.

4. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteröidyt antavat itse omat henkilötietonsa syöttämällä tiedot jäsen-/uutiskirjeen tilauslomakkeelle tai toimittamalla tiedot sähköpostitse rekisterin pitäjälle.
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat yhdistyksen jäsen- ja uutiskirjeen tilanneet henkilöt.
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:
Organisaatio
Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto kolmansiin maihin

Yhdistys voi tarvittaessa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn. Näiden käsittelijöiden kanssa laaditaan erikseen kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Jäsen- ja uutiskirjerekisterin ylläpitoon käytettävä ohjelmisto voi siirtää rekisteritietoja kolmansiin maihin oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Näiden toimijoiden kanssa olemme solmineet vakiolausekkeet.

6. Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään niin kauan, kuin rekisteröity tilaa jäsen- tai uutiskirjettä. Toimimattomat sähköpostiosoitteet poistetaan säännöllisesti järjestelmistämme.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tekninen suojaus

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy järjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksien kautta vain sellaisille tahoille, joiden on työtehtäviensä vuoksi käsiteltävä tällaisia tietoja. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Tiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso arvioidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Organisatorinen suojaus

Ainoastaan henkilöt, joilla on työnkuvan puolesta tarve käsitellä henkilötietoja, on pääsy henkilötietoihin. Työntekijöitä koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Käsittelijöiden kanssa on solmittu käsittelysopimukset.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei ja mitä tietoja hänestä käsitellään.
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista tietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on lisäksi joissain lakisääteisissä tapauksissa oikeus pyytää tietojensa poistamista, oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo että hänen henkilötietojaan ei olla käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.
Mikäli henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta taikka kampanjasta herää kysymyksiä tai haluat rekisteröitynä käyttää oikeuksiasi, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä tämän tietosuojaselosteen 1 tai 2 kohdassa annettuun tahoon esimerkiksi lähettämällä meille sähköpostia.

»» Lataa PDF